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Die sechs Phasen der Tool-Bändigung

Wer als Administrator gefragt wird, wer im Unternehmen welche Tools für welche Aufgaben nutzt, muss sicher mehr als einmal nachdenken. Dabei geht es weniger um die Inventarisierung oder die Lizenzkosten für redundante Tools. Vielmehr geht es darum, was denn bewusst oder als sogenannte Schatten-IT unbewusst zum Einsatz kommt. Daran schließt die Frage an, ob die bewusst eingesetzten Tools im Gesamtkontext wirklich die beste Option sind und ob Nutzerinnen und Nutzer wirklich effizient und zielgerichtet ihr Tagwerk vollbringen können.

Um diese Fragen abschließend beantworten zu können, bedarf es Zeit und eines strukturierten Blicks. Gerade bei Projekten, die Einfluss auf eine Vielzahl von IT-Services haben, zum Beispiel die Einführung von Microsoft 365 oder vergleichbarer Suiten, müssen die Tools gebändigt werden. Erfahrungsgemäß durchlaufen IT-Verantwortliche hierbei immer wieder dieselben „Sechs Phasen der Tool-Bändigung“ (siehe Tabelle 1). Was einfach klingt, ist doch etwas aufwendiger umzusetzen. Daher soll im Folgenden …

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