Aufgrund von sehr speziellen Anforderungen, neuen Methoden und Arbeitsweisen gab es in den letzten Jahren eine wahre Explosion an Technologien und Tools, die alle unterschiedliche Stärken und Vorteile bieten. In diesem Dschungel die richtige Auswahl zu treffen, um selber optimal arbeiten zu können, kann schnell sehr schwierig und zeitaufwendig werden, da die Komplexität der Toolauswahl nahezu exponentiell mit dem Funktionsumfang ansteigen kann. Diese Herausforderung wird noch dadurch vergrößert, dass es in der Regel auch noch finanzielle Zwänge gibt. Die Auswahl aber nur anhand der Kosten zu treffen, führt meistens zu Enttäuschungen.
Um Frustration und böse Überraschungen zu vermeiden, ist es wichtig, Tools anhand der richtigen Kriterien auszuwählen. Dabei gibt es für Tools kein „one size fits all“, da für jedes Unternehmen unterschiedliche Kriterien wichtig sind. In einigen Unternehmen gibt es vielleicht bereits sehr detaillierte Listen mit individuellen Kriterien zur Evaluierung von Tools. Sollte das der Fall sein, wird dieser Artikel Anreize geben, diese Listen an die sich in der Zwischenzeit geänderten technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen anzupassen. Alle diejenigen, die nicht auf bestehende Materialien zurückgreifen können, werden im Folgenden einen Überblick bekommen.
Anforderungen aufnehmen
Der erste Schritt bei der Auswahl eines neuen Tools ist es, die eigenen Anforderungen aufzunehmen, um sie mit den Funktionen von allen in Frage kommenden Tools abgleichen zu können. Hierbei ist es sinnvoll, zwischen „must have“ und „nice to have“ zu unterscheiden.
Bei der Erfassung ist es wichtig, nicht nur den Status quo zu berücksichtigen, sondern auch einen Blick auf die absehbare Zukunft zu werfen. Außerdem ist es oft sinnvoll, auch andere Abteilungen und Teams, die auch von dem neuen Tool profitieren könnten, einzubeziehen. Denn nichts ist deprimierender, als ein neues Tool auszuwählen und dann nach kurzer Zeit festzustellen, dass das neue Tool schon wieder überholt ist und wieder ein neues Tool evaluiert werden muss oder dass eine andere Abteilung das Tool eigentlich auch gerne nutzen würde, aber eine wichtige Funktion fehlt. Gerade die Ideen aus anderen Bereichen des Unternehmens können sehr interessant sein, um die zukünftige Zusammenarbeit, zum Beispiel im Rahmen von DevOps, zu intensivieren. Außerdem kann in manchen Fällen durch die Einbeziehung von anderen Unternehmensbereichen auch das verfügbare Budget für das Tool vergrößert werden, da die Finanzierung aus mehreren Töpfen kommt.
Wie eingangs erwähnt, kann die Komplexität der Toolauswahl nahezu exponentiell mit dem Funktionsumfang ansteigen. Das ist vor allem der Fall, wenn viele der Funktionen miteinander interagieren und Wechselwirkungen haben. Wenn die Funktionen eines Tools wiederum alle recht isoliert voneinander sind, ist es eher ein linearer Anstieg. Aber selbst im letzteren Fall darf die steigende Komplexität nicht unterschätzt werden. Deswegen muss gut abgewogen werden, wie viele Abteilungen oder Teams bei der Aufnahme der Anforderungen einbezogen werden sollen. Bei dieser Entscheidung kann der verfügbare Zeitrahmen helfen: Muss schnell ein neues Tool gefunden werden, um die eigenen Prozesse abzubilden, dann sollte der Kreis möglichst klein gehalten werden.
Tools finden und Auswahl einschränken
Sobald die Anforderungen feststehen, kann damit begonnen werden, potenzielle Tools zu suchen und zu evaluieren. Da es in jedem Unternehmen immer eine Vielzahl von Tools gibt, kann es hilfreich sein, eine grundlegende Strategie für die Toolauswahl zu haben. Dazu können beispielsweise die folgenden drei Ansätze benutzt werden:
- Das Beste Tool: Für jede Funktion das jeweils beste Tool auswählen, egal von welchem Anbieter. Dieser Ansatz ist mit sehr viel Rechercheaufwand verbunden und führt auch zu einer Infrastruktur, die sehr vielfältig ist und damit wahrscheinlich auch viel Administrationsaufwand verursacht. Das liegt daran, dass jedes Tool seine Eigenheiten hat. Der Vorteil jedoch ist, dass jedes ausgewählte Tool genau den eigenen Anforderungen entspricht.
- Der gleiche Anbieter: Soweit möglich alle Tools vom gleichen Anbieter benutzen. Das hat den Vorteil, dass die Integration der Tools gut funktioniert und die Administration einfach ist. Ein Nachteil ist jedoch, dass die jeweiligen Tools wahrscheinlich nicht jeweils die besten am Markt verfügbaren Lösungen sind. In Summe sind sie durch die gute Integration aber eine gute Lösung. Es besteht allerdings die Gefahr, sich durch hohe Wechselkosten langfristig auf diesen Anbieter festzulegen und so eventuell zukünftige hilfreiche Entwicklungen, die der Anbieter nicht mitmacht, nicht nutzen zu können.
- Plattform-Anbieter: Einen Plattform-Anbieter benutzen, der Tools von unterschiedlichen Anbietern vereinheitlicht. Durch eine Plattform wird der Administrationsbedarf für die Tools reduziert und gleichzeitig die Auswahl an Tools groß gehalten. Es kann jedoch sein, dass bestimmte Tools noch nicht über die Plattform verfügbar sind.
Sollte anhand der Strategie kein passendes Tool gefunden werden, muss der Suchradius erweitert und ganz offen gesucht werden. Bei der Beurteilung der Tools ist es hilfreich, neben den Funktionen noch weitere Kriterien zu berücksichtigen, um die Auswahl einzuschränken und spätere unschöne Überraschungen zu vermeiden. Um die verfügbaren Tools einzuschränken, sind diese Kriterien und Fragen hilfreich:
- Kritikalität des Tools: Wie wichtig ist das Tool für den Geschäftsbetrieb? Muss es besonders performant sein und wie schwerwiegend ist ein vorübergehender Ausfall?
- Kritikalität der Daten: Wie wichtig sind die Daten, die in dem neuen Tool enthalten sein werden? Gibt es rechtliche Anforderungen an Datensicherheit oder werden Geschäftsgeheimnisse gespeichert?
- Flexibilität: Wie flexibel muss das Tool sein? Muss es an viele andere Systeme angebunden werden können? Muss es viele spezielle Funktionen abdecken?
- Portabilität: Wird das Tool auf unterschiedlichen Gerätetypen genutzt werden?
Diese Kriterien und Fragen werden im Folgenden ausführlich beleuchtet.
Kritikalität des Tools
Machen Sie sich klar, wie kritisch das neue Tool für den Geschäftsbetrieb ist, denn je nach der Bedeutung müssen Aspekte wie Support und Betriebsart unterschiedlich bewertet werden. Lassen Sie sich bei kritischen Tools nicht durch Open Source abschrecken. Mittlerweile gibt es schon sehr viele, sehr gute und zuverlässige Open-Source-Lösungen, für die professioneller Support auf dem gleichen Niveau wie für proprietäre Software angeboten wird. Es ist jedoch wichtig, bei der Evaluierung von Open-Source-Software einige zusätzliche Aspekte zu berücksichtigen. Der wichtigste ist, sich die Lizenz des Tools genau anzuschauen, da es sowohl sehr freizügige als auch einschränkende Lizenzen gibt. Bei freizügigen Lizenzen wie der MIT- oder BSD-Lizenz kann die Software fast beliebig angepasst werden. Bei einschränkenden Lizenzen wie der GPL-Lizenz müssen bei manchen Anpassungen bestimmte Vorgaben eingehalten werden. Egal ob Open Source oder proprietär, Sie sollten bei kritischen Tools einen Blick auf den angebotenen Support und die damit verbundenen Kosten werfen. Wichtige Faktoren sind die generelle Verfügbarkeit und Reaktionszeiten, da im Fehlerfall möglichst schnell eine Lösung gebraucht wird. Bei nicht sehr kritischen Tools können gerade Open-Source-Lösungen interessant sein, da durch die Community Support und Anpassung des Tools sehr kostengünstig verfügbar sind. Grundvoraussetzung ist eine aktive Community, die anhand der Häufigkeit von Releases und Postings in Community-Foren bewertet werden kann. Neben dem Support ist auch der Betrieb bei kritischen Tools sehr wichtig. Auch hier gibt es mittlerweile dank unterschiedlichster Cloud-Angebote viele Alternativen zum klassischen On-premises-Betrieb, die entsprechend der eigenen Anforderungen ausgewählt werden können. Bei diesen ist besonders die Zuverlässigkeit und Entfernung des Servers entscheidend. Grundsätzlich bedeutet eine große Entfernung zum Server potenziell mehr Verbindungsprobleme und eine langsamere Verbindung. Während beim Betrieb auf einem Server im eigenen Haus das Risiko des Ausfalls des Servers höher ist als in großen Rechenzentren mit hochentwickelten Backup-Mechanismen, besteht beim Betrieb in einem solchen Rechenzentrum die Gefahr, dass Internet-Verbindungsprobleme die Anwendung nicht-verfügbar machen. SaaS(Software-as-a-Service)-Angebote mit Servern außerhalb der Europäischen Union sind meistens deutlich günstiger als ein sicherer On-premises-Betrieb, sie sind jedoch auch weiter vom eigenen Standort entfernt.
Kritikalität der Daten
Auch eng mit dem Betrieb von Tools ist die Kritikalität der im Tool verwalteten Daten verbunden. Je bedeutender die Daten sind, zum Beispiel wenn personenbezogene Daten, Details zu Kunden oder Geschäftsgeheimnisse im Tool verwaltet werden, desto sicherer sollte auch der Betrieb sein. Wichtig ist, neben den „klassischen“ Bedrohungen durch Cyber-Angriffe auch die Gefahr von Spionage durch Staaten zu berücksichtigen. Deswegen ist nicht nur die Entfernung der Server wichtig, sondern auch in welchem konkreten Land ein Server steht und in welchem Land ein Betreiber ansässig ist. Seit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung in der Europäischen Union ist zum Beispiel schon die Nutzung von durch amerikanische Unternehmen angebotenen Services ein Grau-Bereich im Hinblick auf Datenschutz. Auch der Zugriff auf Daten durch Geheimdienste ist wahrscheinlich nicht nur in den USA ein reales Szenario, das in manchen Fällen ein entscheidender Faktor sein kann. Wichtig ist, dass sobald kritische Daten betroffen sind, die Wahl der Betriebsform nicht nur auf Grundlage der monatlichen Kosten getroffen werden darf. Finanzielle Zwänge sollten mit rechtlichen Anforderungen und eigenen Geheimhaltungsrichtlinien abgewogen werden.
Flexibilität des Tools
Ein weiterer wichtiger Faktor für Tools ist ihre Flexibilität. Damit ist zum einen die Erweiterbarkeit um Funktionen, zum anderen die Anbindung von anderen Tools gemeint. Gerade im Hinblick auf Automatisierung von Prozessen, zum Beispiel im Rahmen von DevOps, ist das wichtig, da die Nutzung von Daten über Bereichsgrenzen hinweg neue Erkenntnisse bringen kann. Außerdem wird der Informationsfluss verbessert und Prozesse werden beschleunigt. Hier ist es also besonders wichtig zu berücksichtigen, welche Anbindungen und Integrationen absehbar sind, um nicht ein Tool auszuwählen und dann ein paar Monate später festzustellen, dass eine eigentlich sinnvolle Integration nicht möglich ist.
Die Flexibilität kann jedoch auch einen großen Einfluss auf die Kosten haben, da es für die Erweiterbarkeit von Tools unterschiedliche Modelle gibt. Bei manchen Tools sind alle Funktionen im Grundpreis enthalten, bei anderen entstehen durch zusätzliche Funktionen oder Anbindungen zusätzliche Kosten. Je nach Anwendungsfall kann ein auf den ersten Blick viel teureres Tool so am Ende vielleicht günstiger sein als ein Tool, bei dem viele zusätzliche Kosten entstehen. Ein genauer Blick auf das Preismodell ist also immer sinnvoll.
Portabilität des Tools
Ein weiterer, immer wichtiger werdender Faktor von Tools ist die Portabilität, also ob ein Tool auch gut auf unterschiedlichen Geräten benutzt werden kann. Auch hier ist es wieder wichtig, die eigenen Anforderungen zu kennen: Ist es absehbar, dass ein Tool sowohl auf Smartphone, Tablet und Laptop oder Desktop-PC gut benutzt werden kann, oder reicht der Desktop-PC aus?
Engere Auswahl treffen und ausprobieren
Nach der Recherche von potenziellen Tools gilt es, diese auszuprobieren, denn nichts geht über Erste-Hand-Erfahrungen. Leider spiegelt die Beschreibung eines Tools nicht immer auch die Wirklichkeit wider. Nur durch Ausprobieren lässt sich herausfinden, ob Funktionen leicht verständlich sind oder ob es eventuell ausführliche Schulungen für die Einführung eines Tools braucht. Außerdem kann es sein, dass erst durch die praktische Anwendung klar wird, dass für ein Tool eine bestimmte Erweiterung gebraucht wird und dadurch die Kosten steigen.
Das Ziel des Ausprobierens ist es, möglichst nah an die spätere Nutzung heranzukommen, da auf den ersten Blick die meisten Tools gut aussehen und scheinbar einfach zu bedienen sind. Erst beim genauen Hinschauen und Anwenden können Details auffallen, die langfristig zu Problemen führen können oder einfach ineffiziente Prozesse verursachen. Wie jeder Schritt bei der Toolauswahl muss auch jetzt auf ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis geachtet werden. Anhand der eigenen Anforderungen müssen Ausschlusskriterien gefunden werden. Hier spätere Key-User des Tools einzubeziehen, ist sehr sinnvoll.
Fazit
Bei der Toolauswahl kommt es letzten Endes auf die richtige Kombination aus Funktionen und Kosten an, wobei es oft viele versteckte Kosten gibt, die auf den ersten Blick leicht übersehen werden können. Für die wirtschaftliche Bewertung der Tools ist es daher wichtig, die „Total Cost of Ownership“ und nicht nur zum Beispiel die monatlich anfallenden Lizenzkosten zu berücksichtigen. Im Laufe des Artikels wurden unterschiedliche Faktoren vorgestellt, eine Zusammenfassung finden Sie in Tabelle 1. Diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bietet aber einen guten Ausgangspunkt für die Bewertung von Kosten durch Tools. Bei der Aufstellung der Anforderungen an ein neues Tool ist es wichtig, frühzeitig die richtigen Fragen an die richtigen Personen zu stellen.
