Wovor sich viele Unternehmen jahrelang gedrückt haben, wurde dank der Corona-Pandemie plötzlich Realität: die Arbeit aus dem Homeoffice. Laut einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom war Mitte März 2020 fast die Hälfte aller Beschäftigten in Deutschland im Homeoffice tätig. Für 18 Prozent war diese Arbeitsform absolutes Neuland.
Doch offenkundig sind die Beschäftigten auf den Geschmack gekommen. Denn mehr als zwei Drittel, so eine Studie des IT-Sicherheitsanbieters ESET, wollen auch künftig zumindest teilweise remote arbeiten. Doch einfach den Schalter von „Büro“ auf „mobiles Arbeiten“ umzulegen, funktioniert nicht. Sollen verteilte Arbeitsgruppen effektiv und effizient zusammenarbeiten – und dabei auch noch Spaß haben –, kommt es vor allem auf fünf Punkte an:
1. Offenheit und Transparenz sicherstellen:
Informieren Sie die Teilnehmer vor dem Beginn eines Online-Meetings, welches Ziel die Besprechung hat. Außerdem ist es hilfreich, wenn jeder Kollege weiß, was er für das Meeting benötigt. Manchmal reicht ein Smartphone, in einigen Fällen ist ein Notebook erforderlich, etwa dann, wenn gemeinsam Dokumente bearbeitet werden sollen. Außerdem sollte die Rollenverteilung klar sein, also wer beispielsweise die Diskussionsleitung innehat.
2. Die psychologische Sicherheit berücksichtigen und zur aktiven Teilnahme ermuntern:
Sie sollten alle Kollegen dazu einladen, sich aktiv an einer Diskussion zu beteiligen. Das gilt vor allem für Mitarbeiter, die sich gerne im Hintergrund halten oder Scheu vor den ungewohnten Kommunikationsmitteln haben. Außerdem ist wichtig, dass unterschiedliche Kommunikationskanäle zur Wahl stehen, etwa Chats, Videokonferenzen und Messaging-Tools. Ein weiterer Tipp: Offene Fragen stellen und den Kollegen Zeit geben, diese zu beantworten. Das baut Vertrauen auf und stärkt die psychologische Sicherheit.
Remote Work wurde durch die Corona-Krise in vielen Unternehmen zur Selbstverständlichkeit. Doch damit dieses Konzept auch gut funktioniert, sollten einige Regeln beachtet werden.
3. Die „richtigen“ Tools einsetzen:
Es gibt eine große Zahl von Tools und Services für „Remote Worker“, wie beispielsweise Miro oder Mural . Sie sollten daher sorgfältig prüfen, welche am besten zu Ihrer Unternehmenskultur und den Aufgaben passen, die zu erledigen sind. Entscheidend ist, dass diese Werkzeuge allen Mitarbeiter gleichermaßen zur Verfügung stehen und jeder damit umgehen kann. Wichtig ist zudem ein „Plan B“ für den Fall, dass eine Software oder ein Service nicht funktioniert.
4. Diskussionen und Entscheidungen dokumentieren:
Eine wertvolle Hilfe sind dabei Co-Creation-Werkzeuge. Mit ihnen lassen sich Themen, Diskussionsinhalte und Entscheidungen visualisieren und für alle Beteiligten anschaulicher und „greifbarer“ gestalten. Außerdem stellt eine solche Vorgehensweise sicher, dass Entscheidungen und Aufgabenverteilungen für jedermann transparent sind.
5. Den Zeitaufwand berücksichtigen:
Zum einen sollten Sie einplanen, dass es eine Zeit lang dauert, bis sich die Mitarbeiter mit den neuen Tools vertraut gemacht haben. Zum anderen bietet der Umstieg auf Online-Besprechungen und Collaboration-Tools die Möglichkeit, althergebrachte Vorgehensweisen auf den Prüfstand zu stellen. Das heißt fokussierte Meetings statt zeitintensivem Palaver und mehr Transparenz durch eine Agenda, die über Co-Creation-Tools jedermann zugänglich ist.
Zum Abschluss sollte man natürlich bedenken, dass die Einführung von Remote Work für viele Unternehmen Änderungen von Arbeitsabläufen und vielleicht sogar der Unternehmenskultur mit sich bringt. Daher ist es wichtig, regelmäßig eine Bestandsaufnahme durchzuführen. Sie zeigt, was sich bewährt hat und wo Nachbesserungsbedarf besteht.
