Im Rahmen der Initiative UniKompass hat der Immobilienbereich von Union Investment diese Grundlagen geschaffen und dies mit umfangreichen Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen begleitet. Mit einer aktiven Datenkultur will Union Investment den Umgang mit Daten in Zukunft noch effizienter gestalten.
Die Union Investment Real Estate GmbH, mit Fokus auf private Anleger, und die Union Investment Institutional Property GmbH, Partner institutioneller Investoren, bilden innerhalb der Union Investment Gruppe das Kompetenzzentrum für Immobilien. Mit einem in Immobilienfonds verwalteten Anlagevermögen von insgesamt rund 56,8 Milliarden Euro und 487 Mitarbeitenden ist Union Investment einer der führenden Immobilien-Investmentmanager in Europa.
Die Immobilienbranche ist bekannt für ihre stark fragmentierte Struktur. Früher wurden digitale Lösungsansätze und Produkte oft den unterschiedlichen Teilbereichen zugeordnet, wodurch viele isolierte Anwendungen und Datensilos entstanden sind. Um den aktuellen Herausforderungen zu begegnen und Effizienzen zu heben, ist ein durchgehender Daten- und Informationsfluss sowie eine Standardisierung in den diversen Datenmodellen notwendig. Voraussetzung hierfür sind zunächst klare Verantwortlichkeiten und Prozesse sowie Transparenz über den gesamten Datenbestand.
Der Bedarf für eine Datenkultur
Um die aktuellen Herausforderungen ganzheitlich anzugehen, hat der Immobilienbereich von Union Investment das Thema Datenmanagement gesamthaft untersucht und daraus zwei strategische Maßnahmen abgeleitet. Dabei wurde die Notwendigkeit erkannt, eine Datenkultur einzuführen, die Daten als wertvolles Asset betrachtet. Als Grundlage für diese Datenkultur wird mit der ersten strategischen Maßnahme ein Data-Governance-Rahmenwerk eingeführt, das den Umgang mit Daten festlegt.
Darüber hinaus ergab die Analyse, dass es neben diesen organisatorischen und prozessualen Anpassungen ebenso wichtig ist, Transparenz über den vorhandenen Datenbestand zu schaffen und die Verantwortlichkeiten zentral und zugänglich zu regeln. Deshalb wird als Unterstützung für eine funktionierende Datenkultur mit einer zweiten strategischen Maßnahme ein Datenkatalog implementiert, um die konkreten Ausprägungen der Data Governance sichtbar zu machen.
Aus diesen Erkenntnissen wurden für die Initiative UniKompass eine entsprechende Vision und Mission abgeleitet (siehe Abbildung 1).
Abb. 1: Vision und Mission der Initiative UniKompass
Die Data Governance setzt die Rahmenbedingungen für den Umgang mit Daten
Die erste strategische Maßnahme der Initiative UniKompass ist es, ein Data-Governance-Rahmenwerk einzuführen, das den Umgang mit Daten regelt und die fachliche Verantwortung für die Datendomänen klärt. Die Data Governance (vgl. Definition in [WeK21]) muss klare Verantwortlichkeiten, Rechenschaftspflichten und Kommunikationswege definieren, damit jeder Mitarbeitende in der Datenorganisation seine Rolle versteht und mit Leben füllen kann. Die Schlüsselressourcen der Data Governance übernehmen die neu geschaffenen Rollen der Datendomänenverantwortlichen, die fachlich für die Daten verantwortlich sind und diese pflegen.
Zentral wird die Änderung und Weiterentwicklung der Data Governance von der ebenfalls neu geschaffenen Rolle des Data Governance Manager verantwortet und durch ein Data Governance Office sichtbar gemacht. Weiterhin verantwortet ein neu initiiertes Data Board als übergeordnetes Gremium die Weiterentwicklung der Datenstrategie und dient zudem als Eskalationsinstanz.
Neben den definierten Rollen und Gremien braucht das Data-Governance-Rahmenwerk ebenfalls eine klare Definition von Datenstandards, -richtlinien und -prozessen, um eine gemeinsame Vision im Umgang mit Daten sicherzustellen, die die Grundlage für die aktiv gelebte Datenkultur bildet.
Datenkatalog schafft Transparenz
Die zweite strategische Maßnahme der Initiative UniKompass besteht aus der Implementierung eines Datenkatalogs, der Transparenz über den Datenhaushalt sowie die Datenverantwortungen schafft und das Data-Governance-Rahmenwerk unterstützt. Im Datenkatalog werden die aus der Data Governance abgeleiteten fachlichen Verantwortungsbereiche für Daten hinterlegt und sind so für alle Mitarbeitenden einsehbar. Dieser Überblick schafft ein hohes Verantwortungsbewusstsein für die Daten und stärkt die übergreifende Datenkultur.
Die Hauptfunktion des Datenkatalogs ist die Verwaltung der fachlichen Definitionen von Datenfeldern und Kennzahlen (vgl. Definition „Business Data Dictionary“ in [WeK21]) sowie das Sichtbarmachen der Datenstrukturen bzw. Datenherkünfte. Die Bedeutung einzelner Daten wird dadurch greifbarer, da Zusammenhänge zwischen Daten transparent werden (zum Beispiel über Berechnungsregeln). Nur eine derartig geschaffene Transparenz ermöglicht es, sinnvolle fachliche Diskussionen über Daten und Kennzahlen sowie ihre Berechnung oder Verwendung zu führen. Auch dieser Aspekt ist eine Grundlage für Datenkompetenz (vgl. Definition von Datenkompetenz in [DAT23]) bzw. die Stärkung der übergreifenden Datenkultur.
Die erste Umsetzung erfolgt durch die Darstellung der fachlich neu definierten unternehmensrelevanten Steuerungskennzahlen. Die fachliche Definition und der Prozess der Validierung, Zertifizierung sowie die Qualitätssicherung erfolgen zentral durch die Rolle der Datendomänenverantwortlichen im Datenkatalog. Der zweite Schritt ist die Darstellung der fachlichen Lineage, das heißt der zur Berechnung der Kennzahlen notwendigen Basisdaten. Die fachlichen Basisdaten werden mit den technischen Datenobjekten in den jeweiligen Systemen verbunden, um Transparenz in der technischen Datenherkunft und -nutzung zu schaffen.
Die Vorteile der hergestellten Transparenz werden unter anderem im Reporting greifbar. Dort können intransparente Datenstrukturen durchleuchtet und Fragen – beispielsweise welche Berechnung richtig ist und welche Daten von wem genutzt werden – aufgeklärt werden. Insbesondere Kennzahlen, die in den bisherigen Reports nicht eindeutig beschrieben waren, werden im Rahmen der Abbildung im Datenkatalog klar definiert, was zu einem Vertrauenszuwachs führt.
Der Change-Ansatz bereitet den Weg für die Datenkultur
Der Erfolg des Datenkatalogs bzw. der Data-Governance-Organisation steht und fällt mit der alltäglichen Nutzung durch die Mitarbeitenden, die die Daten konsumieren bzw. produzieren. Da sich mit der Einführung eines neuen Systems viele Änderungen an den betrieblichen Abläufen ergeben, ist es von zentraler Bedeutung, die Mitarbeitenden der Organisation dabei mitzunehmen. Ziel muss sein, sie optimal auf ihre neuen Aufgaben vorzubereiten und sie dafür zu motivieren. Die Einführung eines neuen Systems muss daher mit passgenauen Maßnahmen begleitet werden.
Die Grundlage für unser Change-Management stellt das in Abbildung 2 dargestellte „Framework“ dar, das aus sechs Handlungsfeldern besteht, die je nach Situation und Kontext unterschiedlich intensiv bearbeitet werden müssen.
Abb. 2: Das ChangeManagement-Framework
Die linke Seite des Frameworks umfasst drei „strukturelle Enabler“, die einen festen Rahmen für die Änderungen bilden. Im vorliegenden Fall wurde das Feld der Organisation durch die Schaffung von neuen Gremien, Rollen, Strukturen und Prozessen im Bereich der Data Governance abgedeckt. Diese organisatorische Änderung ist eine wichtige Voraussetzung für die Nutzung der neuen Technologie Datenkatalog.
Mit der Zuordnung von Verantwortlichkeiten bzw. der Besetzung der neu geschaffenen Rollen muss ein Mandat geschaffen werden, um die Nutzung des neuen Werkzeugs zu ermöglichen. Die neue Technologie wird nur dann akzeptiert, wenn es nutzenstiftende Anlässe oder konkrete Anwendungsfälle gibt. Fehlen diese oder fehlt auch die persönliche Betroffenheit, gibt es für die Nutzenden keinen Anreiz, sich mit der neuen Technologie zu befassen.
Die rechte Seite des Frameworks umfasst drei „Motivationsfaktoren“, mit denen das Engagement der Mitarbeitenden gestaltet werden kann. Essenziell ist, dass die Führung der Organisation die Änderungen unterstützt und als Vorbild vorangeht. Ohne dieses Engagement kann auch von den Mitarbeitenden nicht erwartet werden, dass sie sich proaktiv einbringen. Der Kern der Motivationsfaktoren ist der Erwerb von Fähigkeiten, um die neuen Möglichkeiten nutzen zu können und eine Überforderung zu vermeiden.
Im konkreten Fall umfasst dies unter anderem ein grundlegendes Verständnis über Metadaten, den Sinn und Zweck eines Datenkatalogs und wie man diesen nutzt. Auch die Abläufe der Data-Governance-Organisation sind in diesem Rahmen zu vermitteln. Punktuelle Maßnahmen, wie beispielsweise Schulungen, sind nicht ausreichend, um die Organisation mit diesen Themen zu durchdringen. Diese Lücke wird durch das interne Marketing und die Beteiligung der Mitarbeitenden an Change-Maßnahmen, wie den Data-Community-Treffen, geschlossen. Im Falle von Union Investment lag ein besonderer Fokus auf den beiden zuletzt genannten Bereichen, weshalb diese im Folgenden detaillierter vorgestellt werden.
Durch interne Marketing-Aktivitäten gewinnt das Thema Daten an Bedeutung
Das Ziel in diesem Handlungsfeld ist es, möglichst viele Berührungspunkte zu schaffen, um das Thema Datenkultur positiv zu besetzen. Der Angst vor Veränderungen in Prozessen und Verantwortlichkeiten soll von Anfang an entgegengewirkt sowie Mehrwerte für die Organisation konsequent aufgezeigt werden.
Da hierbei ein großer Kreis von Personen betroffen ist, sind Maßnahmen mit einem starken Streueffekt notwendig. Im konkreten Fall ergab sich ein Mix aus Formaten, die durch die Mitarbeitenden indirekt konsumiert werden und an denen sie aktiv teilnehmen können.
Bei den indirekten Formaten gilt der Grundsatz „viel hilft viel“. Im Rahmen einer Kampagne wurden verschiedene Medien genutzt: mehrere Episoden für einen internen Podcast, regelmäßige Blogposts im Intranet (ca. 2-wöchig), große Plakate in allen Büroräumen und eigens gestaltete Giveaways (vom Kugelschreiber bis zur Tennissocke mit Logo). Bei den inhaltlichen Medien (Blog & Plakate) lag der Schwerpunkt auf dem Vermitteln von Grundbegriffen, die im Rahmen der Initiative relevant werden. Sie beantworten jeweils Fragen wie zum Beispiel „Was ist Data Governance?“ oder „Was ist ein Datenkatalog?“. Darüber hinaus wird in den Blogbeiträgen und Podcasts ebenfalls auf Themen wie die „Data Community“ und die „Einführung und Funktion der neuen Gremien“ eingegangen.
Die aktiven Formate dienen der Interaktion und der Vertiefung des persönlichen Bezugs. Im Kern unserer Beteiligungskampagne steht die Data Community, die als regelmäßiges Treffen (mindestens jeden zweiten Monat) einen Raum zum Austausch über das Thema Daten bietet. Zur Data Community sind grundsätzlich alle Mitarbeitenden des Immobilienbereichs der Union Investment eingeladen. Die Community-Treffen werden sowohl in Präsenz als auch im Online-Format durchgeführt. Die Inhalte der Treffen werden auf Basis der Impulse aus der Community durch den Data Governance Manager koordiniert. Beim ersten Treffen wurde dafür gemeinsam mit den Teilnehmenden ein Workshop durchgeführt, um einen Überblick über die Bedarfe zu erhalten.
Auf dieser Basis gab es in den Folgeterminen weitere Workshops oder Impulsvorträge von Fachexperten (zum Beispiel über die Systemlandschaft, Reports und Dashboards oder Grundlagen der Datenmodellierung). Die Community dient somit auch als organisatorischer Resonanzkörper und ermöglicht es, die Stimmung und die Bedenken der Mitarbeitenden aufzunehmen. Als Ergänzung zu den Community-Treffen wurde auch ein digitaler Kollaborationsraum im Intranet geschaffen.
Neben der Community haben auch die Schulungen einen interaktiven Anteil, sodass der Nutzen der Schulungen über den reinen Fähigkeitserwerb hinausgeht.
Die Befähigung der Mitarbeitenden sorgt für Datenkompetenz
Neben der Funktion als Kontakt- und Kommunikationsformat schaffen Lernformate die Grundlagen für die Erschließung neuer Themen. Sie sind unverzichtbar, wenn es darum geht, bei allen Mitarbeitenden das Vorwissen aufzubauen, um mit dem Datenkatalog arbeiten zu können.
Es ist eine große Herausforderung, die vielen Mitarbeitenden auf die neuen Abläufe und die Nutzung des Datenkatalogs vorzubereiten. Selbst bei IT-affinen Personen kann es einige Zeit in Anspruch nehmen, bis sie mit der Software vertraut sind.
Das Schulungskonzept unserer Initiative deckt mehrere Zielgruppen über die gesamte Belegschaft ab. Der erste Bereich „Grundlagenschulung“ ist rollen- und hierarchieunabhängig für alle Mitarbeitenden vorgesehen, um die fachliche und technische Basis zu vermitteln. Bei spezifischen Rollen innerhalb der Data Governance (zum Beispiel Datendomänenverantwortliche) werden weiterführende Schulungen angeboten, die zusätzlich zu den Grundlagen fachliches und technisches Detailwissen vermitteln. Um das Schulungspaket vollständig abrunden zu können, ist ein weiterer Bereich „Management- & Stakeholder-Schulung“ definiert worden. In diesem Rahmen wird auch für das Top-Management (C-Level) eine kompakte Schulung angeboten, die primär auf grundlegende Begrifflichkeiten und deren Einordnung im Gesamtkontext abzielt. Für das mittlere Management ist als Folgeschulung ebenfalls die „Grundlagenschulung“ eingeplant (vgl. Abbildung 3).
Abb. 3: Übersicht Schulungsansatz
Da diese Schulungen zwar eine Grundlage legen, aber nicht auf jede Alltagssituation vorbereiten, sind weitere Maßnahmen zur Unterstützung notwendig. Im besten Fall erfolgt der Wissenstransfer mit der richtigen Information zur richtigen Zeit im richtigen Kontext. Diese Aspekte werden am besten durch Peer Support erfüllt [Syk15]. Ein Bestandteil unseres Konzepts ist daher auch der Aufbau von Experten, die diese Unterstützung leisten können (vgl. Abbildung 4).
Abb. 4: Vergleich Eignung der Kommunikations-Formate (Quelle: Eigene Darstellung in Anlehnung an [Syk15])
Diese „Subject Matter Experts“ (SMEs) sollen im Laufe des Rollouts des Datenkatalogs als Multiplikatoren Unterstützung leisten und unerfahrene Nutzer auf dem kurzen Dienstweg unterstützen. Im Rahmen der Implementierung bei Union Investment kommen als SME vorwiegend Personen in Frage, die für eine Datendomäne verantwortlich sind, da sie den Katalog besonders intensiv nutzen werden. Außerdem sind sie auch aus ihrer Rolle heraus die fachliche Ansprechperson für einen Bereich und geben ihm ein Gesicht.
Das erfolgreichste Mittel zum Wissens- bzw. Fähigkeitserwerb ist und bleibt aber die Praxis. Keine Schulung, kein Lernmaterial bleibt so gut im Gedächtnis wie die Lösung von konkreten Alltagsproblemen und die dabei gewonnene Wirksamkeitserfahrung.
Die Zukunft der Datenkultur im Immobilienbereich von Union Investment
Perspektivisch soll die vollumfänglich gelebte Datenkultur dafür sorgen, dass sich Union Investment zu einem datengetriebenen Unternehmen entwickelt, das Entscheidungen auf der Grundlage von Daten trifft und so seine Geschäftsprozesse optimiert. Im implementierten Datenkatalog werden sukzessive alle Datenmodelle und Kennzahlen hinterlegt. Alle Mitarbeitenden erhalten Zugriff auf den Datenkatalog, Datenverantwortliche arbeiten aktiv im Datenkatalog und sorgen für Aktualität. Diskussionen über Kennzahlen (Umfang, Bedeutung, Berechnung) werden hier transparent geführt und so ein Verständnis für die unterschiedlichen Sichtweisen auf Kennzahlen, aber auch für deren Bedeutung und Verwendung erreicht.
Der Datenkatalog soll künftig außerdem die Basis für die Entwicklung neuer Datenmodelle und -produkte sein. Ziel ist es, als ersten Schritt eine fachliche Definition im Datenkatalog zu hinterlegen, bevor dann im Anschluss die Entwickler in den jeweiligen datenhaltenden Systemen die technische Implementierung durchführen. Somit ist der Datenkatalog unter anderem die Basis für die Verständigung zwischen Fachbereich und IT. Der Datenkatalog wird so zu einem zentralen Element der Datenkultur, in der Daten ein wichtiges Asset sind und bei der Optimierung der Geschäftsprozesse sowie der Analyse von Kundenbedürfnissen Unterstützung leisten.
Fazit
Um einen effizienteren Umgang mit Daten zu ermöglichen, hat der Immobilienbereich von Union Investment eine Data Governance und einen Datenkatalog eingeführt, welche die Datenkultur unterstützen. Erzwingen lässt sie sich damit aber nicht – sie muss gelebt werden. Die Voraussetzung dafür sind motivierte Mitarbeitende, die tagtäglich Datenprozesse verfolgen und die Daten effektiv einsetzen.
Eine bewusst einfach gehaltene Sprache und die Nutzung unterschiedlicher Kommunikationskanäle tragen dazu bei, dass die Botschaften die Mitarbeitenden wiederholt in ihrem Alltag erreichen. Der Nutzen eines effizienten Datenmanagements und die konkreten Vorteile der Data Governance bzw. des Datenkatalogs sollten sich dabei als roter Faden durch die Kommunikation ziehen.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Umsetzung einer solchen Initiative ist aber auch, dass das Projektteam über die notwendigen Fähigkeiten und die Ausstattung verfügt, um die Neuerungen in die Organisation zu tragen. Für den Projekterfolg bzw. die nachhaltige Weiterentwicklung der Themen ist es wichtig, dass Ressourcen bereitgestellt werden und kontinuierlich weiter investiert wird.
Keine Frage: Der Weg zu einer gelebten Datenkultur ist ein Kraftakt. Doch ein umfangreiches Change-Management nimmt die Mitarbeitenden mit auf die gemeinsame Datenreise. In diesem Sinne: Daten voraus!
Literatur
[DAT23] Friedrich-Schiller-Universität Jena: Was ist Data Literacy?
https://www.dataliteracy.uni-jena.de/was-ist-data-literacy, abgerufen am 2.7.2023
[Syk15] Sykes, T. A.: Support Structures and Their Impacts on Employee Outcomes: A Longitudinal Field Study of an Enterprise System Implementation. In: MIS Quarterly Vol. 39 No. 2, S. 473–495
[WeK21] Weber, K. / Klingenberg, C.: Data Governance. Der Leitfaden für die Praxis. Carl Hanser Verlag 2021
